いろいろ使えるOffice365

いろいろ使えるOffice365

Office365が有能すぎる。

最近、Word、Excel、PowerPointなどマイクロソフトのOffice 製品のなかで「Office 365」ということばをよく聞くようになりました。「Office 365」はクラウド型のOfficeに付けられたブランド名で、パソコンにインストールすることなく、インターネットに接続したパソコンからブラウザ経由で使用するクラウド型のサービスです。

そして毎月または毎年、使用する機能に合わせて料金を支払うことで、常に最新バージョンのOfficeを使用することができるのです。

しかも Word、Excelといったアプリケーションだけではなく、複数のパソコンでOfficeの機能を利用したり、企業や組織内で情報を共有してコニュニケーションを向上するなど、さまざまな機能が提供されています。この記事ではそのような企業や組織内で仕事を効率化する観点で使用できるOffice365 の機能を紹介します 😀

複数のパソコンでOfficeを利用する

これまでのOfficeのライセンス体系では、インストールするパソコンごとにライセンスを購入することが一般的でした。しかし比較的小規模な組織では、職場と自宅の両方のパソコンで仕事をするようなケースも多いでしょう。さらに職場がWindowsパソコンで自宅がMacというケースも少なくないかもしれません。またUSBメモリ等を使用して情報を持ち運びするようなこともあるでしょう。

USBメモリ

これではパソコンごとにOfficeのライセンス費用がかかるだけでなく、顧客リストなどの機密情報を入れたUSBを紛失・盗難するなどのセキュリティ面のリスクも懸念されます。

Office365を利用すると、1つの契約でMacも含む 2台のパソコンにインストールして利用でき、さらに2台のタブレットやスマートフォンでも利用できるなど、職場や自宅はもとより、外出中に簡単な資料修正などもできるようなメリットがあります。また情報をパソコンのハードディスクではなく、Office365が提供するOneDriveに保管しておくことで、USBでデータを持ち運びすることなく複数のパソコンなどでデータを利用できるのです。さらにマイクロソフトから定期的に更新プログラムが配信されるので、つねに最新のOffice アプリケーションや機能が利用できるだけでなくセキュリティ対策面からも有効と考えられます。

【セキュリティ対策】USBメモリ

組織内で情報を共有し、コミュニケーションを活性化する

情報共有

Office365を利用する価値は、1人が複数のパソコンなどで仕事をする場合にとどまりません。複数のメンバーで情報を共有したり、組織内のコミュニケーションを活性化する機能も提供されているのです。これはマイクロソフトが提供するSharePointという機能がOffice365で提供されているからで、これによりチームや組織内はもとより、顧客や仕入先などと情報共有をしたり、アンケートやワークフローによる承認や通知を実施したりすることができます。

これまでは複数の企業や組織をまたがって仕事を進める場合には電子メールによるコミュニケーションが一般的でした。しかし、大量のメールのやりとりによって大事なメールを読み飛ばしてしまったり宛先間違いなどによる情報漏洩も懸念されていました。

Office365のSharePointを利用することで、組織やプロジェクト内での役割に合わせた権限設定を行った上で、仕事の案件やプロジェクトごとにその機能を有効に活用し、組織の枠を超え効果的に仕事を進めることができるのです。さらに遠隔地のメンバーとのオンライン会議にSkype for Businessを活用したり、組織やプロジェクト内の情報共有にSNS機能であるYammer!を利用することもビジネスを活性化する上で有効です。

組織の枠を超えた仕事の仕方や、働き方改革ワークライフバランスが叫ばれる今日、職場にいなくても自分のライフサイクルに合わせて柔軟かつ効果的に仕事を進めていくことが重要です。またインターネットがどこでも気軽に利用できる状況はオフィスに縛られない働き方を実現します。このような状況から企業や組織のパフォーマンスや価値を最大化するためにもOffice365を活用することが有効な手段だと考えられます。


Office製品やITインフラに関することなど、ITに関するご不明な点等ございましたら、気軽に川崎屋へお問い合わせください。